La situation mondiale actuelle a accéléré la tendance au travail à distance, mais de nombreuses entreprises et dirigeants ont du mal à s’adapter à ce nouveau mode de vie.

En outre, la collaboration à distance se poursuivra dans un avenir prévisible, le Gartner indiquant que 74 % des entreprises prévoient de transférer certains de leurs employés vers le travail à distance de manière permanente après la mise en œuvre de COVID-19.

Des entreprises telles que Shopify, Slack, Square, Twitter et Google ont déjà annoncé des projets de travail à distance à long terme ou permanent, et de nouvelles entreprises rejoignent la liste chaque mois.

Dans cet article, nous examinons l’importance du leadership virtuel en ces temps incertains, ainsi que les compétences essentielles qu’un leader virtuel devrait avoir pour gérer des équipes à distance.

Qu’est-ce que le leadership virtuel ?

Le leadership virtuel est une forme de leadership dans laquelle les équipes sont gérées via un environnement de travail à distance. Comme les rôles de leadership traditionnels, les leaders virtuels s’attachent à motiver les employés et à aider les équipes à atteindre leurs objectifs.

Les leaders virtuels doivent adopter une approche de gestion différente de celle de la direction d’un bureau, car la communication au sein d’une équipe ne se fait pas en personne, mais plutôt par des moyens en ligne et virtuels. En tant que tels, les leaders virtuels doivent posséder des compétences différentes de celles des leaders dans un bureau.

Le leadership virtuel est fortement axé sur l’amélioration de la collaboration par la communication, la responsabilité et la transparence.

L’importance du leadership virtuel

La pandémie a contraint une grande partie de la main-d’œuvre à travailler à distance, et pour de nombreux employés, c’est la première fois qu’ils essaient de travailler à domicile.

Cependant, même avant la pandémie, le travail à domicile était une tendance croissante, beaucoup affirmant que la pandémie n’a fait qu’accélérer ce processus :

  • 4,7 millions de personnes travaillaient déjà à distance depuis leur domicile avant la pandémie COVID-19. (Emplois flexibles)
  • 74% des entreprises prévoient de transférer une partie de leurs employés vers le travail à distance de façon permanente après COVID-19 (Gartner)
  • Avant la pandémie, 52 % des employés du monde entier travaillaient à distance une fois par semaine, et 68 % le faisaient au moins une fois par mois (Owl Labs)
  • 77 % des employés à distance se disent plus productifs lorsqu’ils travaillent à domicile. (Nuage de CoSo)

Comme le montrent les statistiques ci-dessus, les entreprises commençaient déjà à adopter le travail à distance avant la pandémie. Comme de plus en plus d’équipes deviennent distantes, le besoin de solides compétences de leadership virtuel s’est accru.

En outre, la manière dont les dirigeants interagissent désormais avec les employés a changé. Les dirigeants virtuels ne peuvent pas s’adresser aux travailleurs de la même manière que les chefs de bureau, ils doivent donc faire confiance aux capacités des travailleurs.

Ce nouveau type de leader doit s’attacher davantage à définir des attentes et des objectifs clairs, ainsi qu’à créer une culture de la responsabilité.

Compétences essentielles en matière de leadership virtuel

Travailler à distance signifie que les dirigeants ne peuvent plus avoir de conversations informelles dans la salle de repos ou dans les couloirs, mais il est tout à fait possible de traduire les compétences de leadership en personne en compétences virtuelles, de sorte que vous puissiez poursuivre ce lien humain avec votre équipe.

Un leadership fort est essentiel pour créer une culture d’entreprise productive, innovante et capable de s’adapter à un paysage professionnel en constante évolution.

Voici les compétences essentielles dont tout dirigeant virtuel a besoin.

Rester en contact avec les employés à distance

Cela peut prendre plusieurs formes, comme l’organisation d’appels de rattrapage hebdomadaires ou de fréquentes réunions d’équipe. Quelle que soit la manière dont cela est fait, le responsable virtuel doit être proactif pour rester en contact avec l’ensemble de l’équipe et se tenir au courant de ce sur quoi elle travaille, de la façon dont les projets se déroulent, des obstacles auxquels elle est confrontée et de ses besoins.

Planifier des réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec les employés, cela leur permet de

  • Obtenir de l’aide sur les projets sur lesquels ils travaillent
  • Discuter des projets et des objectifs
  • Créer des liens avec vous
  • Obtenir un soutien dans leur parcours de développement

En offrant de la disponibilité, vos employés auront le sentiment que vous valorisez la relation.

Le travail à distance peut devenir plus compliqué si tous les employés ne travaillent pas sur le même fuseau horaire. Pour maximiser la productivité, veillez à ce qu’il y ait au moins quelques heures de chevauchement pour tous les employés de votre équipe. Cela permet à chacun de se familiariser avec l’équipe, même lorsqu’ils sont dispersés.

Attentes et objectifs du travail

Le travail à distance offre aux employés une plus grande flexibilité, non seulement en ce qui concerne leur lieu de résidence, mais aussi les heures exactes de travail. Par exemple, certains employés peuvent préférer travailler plus tard dans la journée et prendre un déjeuner plus long, afin de pouvoir s’entraîner ou promener leur chien. Les responsables virtuels doivent en être conscients et ne pas fixer d’attentes irréalistes.

Lorsque les équipes ne se trouvent pas physiquement au même endroit, la meilleure façon de mesurer les performances des employés consiste souvent à mesurer les résultats et l’atteinte des objectifs. Plus précisément, des objectifs mesurables sont essentiels, et leur suivi fréquent peut contribuer à garantir que les membres de l’équipe restent sur la bonne voie et que le chef d’équipe est capable d’identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent catastrophiques.

Le fait d’avoir des attentes réalistes concernant ces objectifs, le temps que les employés doivent consacrer au travail et la communication de ces attentes aideront chacun à rester plus heureux dans son rôle.

Des communicateurs clairs et concis

Une communication efficace avec votre équipe est un autre obstacle majeur au leadership virtuel. Les malentendus sont beaucoup plus fréquents lorsque vous ne bénéficiez pas du ton, des expressions faciales et du langage corporel qui vous aident à déchiffrer ce que quelqu’un veut dire lorsqu’il y a une ambiguïté.

Cela signifie qu’il y a plus de risques de malentendus si les responsables et les membres d’une équipe virtuelle ne sont pas d’excellents communicateurs. Les communications doivent être claires et concises, plus encore qu’elles ne doivent l’être autrement. Il faut fournir suffisamment de détails et d’indications pour éviter toute ambiguïté et éliminer toute confusion.

Sachez que tous les membres de votre équipe ou de la réunion virtuelle n’auront pas l’anglais comme langue maternelle, ni des origines culturelles différentes. Gardez ces éléments à l’esprit lorsque vous organisez des réunions et faites participer l’équipe.

La communication verbale est un élément clé des réunions virtuelles. Veillez à ne pas parler trop vite, car les autres participants pourraient ne pas comprendre ce que vous dites. Vous pouvez vous exercer à cette tâche grâce à des simulations de réunions virtuelles, où vous vous enregistrez en train de parler et écoutez ce que vous dites.

Diriger avec empathie et favoriser la confiance

Pour être un excellent leader virtuel, vous devez entrer en contact avec les membres de votre équipe à un niveau émotionnel, et être totalement honnête et transparent lorsque vous partagez des données et des mises à jour de statut (même des informations défavorables) afin de maintenir la crédibilité et de préserver l’intégrité des données partagées.

Vérifiez individuellement avec votre équipe pour voir comment elle se porte, d’autant plus que certains peuvent trouver difficile de s’adapter au travail à distance. Renseignez-vous sur leur famille, leurs passe-temps ou sur quelque chose d’intéressant qu’ils ont vu sur les médias sociaux. Faites preuve d’empathie avec eux pour montrer une compréhension commune – en leur faisant savoir que vous les voyez comme une personne, et non comme un simple employé.

Lorsque vous menez avec empathie, vous créez un élément d’humanité dans un environnement virtuel par ailleurs détaché. Cela contribue à éliminer le sentiment d’isolement que peuvent ressentir les travailleurs virtuels, leur permettant de sentir qu’ils font partie d’une communauté vivante.

Les nouveaux employés peuvent avoir du mal à s’adapter au travail à distance à plein temps, sans avoir à rencontrer l’équipe en personne. Vous pouvez essayer de créer un programme de mentorat pour ces employés, en les jumelant avec des personnes plus expérimentées de votre équipe. En encourageant la relation mentor-mentoré, vos employés peuvent s’épanouir et se développer de nouvelles façons.

Utiliser la bonne méthode de communication

Utilisez les canaux appropriés pour votre communication et fixez des attentes sur la manière dont les canaux de communication doivent être utilisés. Discutez du moment où il est approprié d’utiliser la messagerie instantanée, le courrier électronique et les réunions virtuelles. Comprendre quand une réunion est nécessaire par rapport à une annonce rapide.

De nos jours, les dirigeants virtuels disposent de toute une gamme de technologies, mais il y a un moment et un lieu pour chaque mode de communication. L’essentiel est de faire correspondre le support à votre message. Voici les messages appropriés pour chaque support :

  • La messagerie instantanée : Les programmes comme Slack et Teams sont les mieux adaptés aux besoins de communication rapide, comme vérifier l’état d’avancement d’un projet, poser des questions ou coordonner des horaires.
  • Le courrier électronique : Lorsque vous avez besoin de communiquer quelque chose à quoi vous référer plus tard, comme des messages longs et détaillés ou des instructions, ainsi que l’envoi de messages à plusieurs personnes à la fois.
  • La vidéo : Connectez-vous en face à face par vidéo chaque fois que vous le pouvez.

Donnez-vous le temps de vous familiariser avec ces outils ; même les personnes les plus douées en matière de technologie ont besoin de temps pour s’adapter aux nouvelles technologies.

Encourager un dialogue ouvert

Si vous avez établi la confiance, vous avez mis tout le monde d’accord pour un dialogue ouvert. Une étude récente de HBR portant sur 50 sociétés financières a confirmé que les dirigeants de groupes dispersés, en particulier, doivent pousser les membres à être francs les uns avec les autres. Une façon d’y parvenir est de donner l’exemple de la “critique bienveillante”.

Lorsque vous donnez un feedback négatif, utilisez des phrases comme “Je pourrais suggérer” et “Pensez-y”. Lorsque vous recevez un tel feedback, remerciez la personne qui l’a proposé et confirmez les points d’accord.

Une tactique pour les conférences téléphoniques consiste à désigner un membre de l’équipe pour agir en tant que défenseur officiel de l’honnêteté, en remarquant et en parlant quand quelque chose n’est pas dit et en criant des critiques qui ne sont pas constructives. D’un autre côté, vous devriez aussi reconnaître de temps en temps les personnes dont les pratiques améliorent la communication et la collaboration au sein de l’équipe.

Rendez-vous accessible

Un chef d’équipe virtuel doit être prêt à se rendre accessible et disponible pour les membres de l’équipe. Un leadership accessible signifie que vous êtes facilement accessible, comme si vous aviez une politique de porte ouverte dans un bureau physique.

Malheureusement, de nombreux responsables sont considérés comme distants, qui ne distribuent les missions que depuis leur bureau. Cela ne fonctionnera pas pour une équipe virtuelle. Pour diriger des équipes physiquement éloignées, vous devez combler cet écart. Faites savoir à votre équipe que vous êtes disponible pour lui parler et la soutenir, quand elle en a besoin.

Donnez à votre équipe les bonnes ressources

Les employés seront les plus productifs lorsqu’ils disposeront des ressources et de l’environnement adéquats pour être au mieux de leur forme.

Pensez à donner à chaque employé un budget pour l’achat d’équipement pour son installation à domicile. Des entreprises telles que Shopify adoptent cette approche, en donnant à chaque employé une allocation de 1 000 $ pour acheter des fournitures lorsqu’il travaille à domicile.

Créer une culture virtuelle durable

La transition de votre équipe ou de votre organisation vers le travail à distance se heurtera à un certain nombre de difficultés. Par exemple, les cadres traditionnels qui luttent pour l’autonomie et la responsabilité des travailleurs peuvent avoir du mal à s’adapter à une planification à long terme plus transparente et plus adaptable.

Voici quelques mesures que vous pouvez utiliser pour promouvoir une culture du travail à distance :

  • Assurez-vous que vos managers connaissent les compétences clés mentionnées dans cet article et identifiez les points faibles qu’ils peuvent améliorer.
  • Transformez l’organisation en une organisation où le travail à distance est une priorité. Investissez dans des équipements domestiques pour les employés afin qu’ils puissent effectuer leur travail aussi bien depuis leur domicile.
  • Veillez à ce que les employés suivent des formations spécifiques au travail virtuel, comme des formations aux présentations virtuelles ou des formations aux argumentaires de vente virtuels.
  • Maintenez un dialogue ouvert et une communication claire avec les membres de l’équipe. Certains d’entre eux peuvent se sentir isolés, alors communiquez régulièrement avec eux par le biais de réunions et de messages individuels.