Faire une présentation devant un grand groupe de personnes peut être difficile, même pour des présentateurs expérimentés. Des difficultés spécifiques peuvent surgir en raison de la taille de l’auditoire, par exemple :

  • Réduction des contacts avec le public
  • Peur accrue de faire des erreurs
  • Incertitude quant à savoir s’ils vous ont compris

Les présentations en grand groupe ont généralement lieu lors de conférences ou de salles de conférence, avec un public de plus de 50 à 300 personnes. En raison de la nature de ces événements, il s’agit généralement d’une occasion rare d’influencer les journalistes, les partenaires commerciaux, les employés et les clients potentiels.

Préparation à la prise de parole devant un large public

Les techniques qui sont importantes pour les petits groupes, comme le contact visuel et le langage corporel, deviennent moins efficaces dans les grands groupes. En effet, le présentateur essaie de les partager avec l’ensemble du groupe plutôt que de se concentrer sur quelques individus.

La communication d’informations ou de données complexes devient donc plus difficile et la présentation de votre exposé devra être adaptée à cet environnement. Il devient encore plus important de comprendre le lieu, le public, les questions éventuelles du public et les gammes de connaissances.

Avec une préparation minutieuse, vous serez en mesure de communiquer efficacement et de faire passer votre message pour influencer le public.

Comprendre votre matériel

Il est essentiel que vous compreniez parfaitement votre matériel. Cela vous aidera à identifier des points principaux clairs et à construire un argument linéaire fort. Utilisez ces points pour sélectionner des images visuelles appropriées, des exemples et des analogies pour aider votre public à comprendre les concepts clés.

Les présentations en grand groupe bénéficient d’images visuelles soigneusement choisies pour rendre les déclarations audacieuses et instantanément accessibles. Pensez à utiliser des documents à l’appui de votre présentation. Cela donnera à votre public quelque chose de concret à «  »emporter » » et constitue un moyen efficace de communiquer des détails complexes qui pourraient être perdus dans le cadre d’un grand groupe.

Planifiez vos performances

Un autre aspect important de votre préparation comprend la nécessité de bien comprendre votre prestation dans son ensemble, y compris le rythme de la prestation et la manière dont vous prévoyez d’utiliser vos supports visuels.

Le meilleur moyen d’y parvenir est de planifier votre présentation à l’avance afin de déterminer ce que vous devrez faire à chaque étape. Certains présentateurs prennent des notes sur leur scénario pour se rappeler de faire certaines choses à certains moments, comme faire une pause, changer de diapositives et même sourire.

Connaître son public

Vous pouvez faire une présentation à n’importe qui ou à un groupe de personnes très spécifique. Dans les deux cas, il est important que vous sachiez exactement qui est votre public avant même de planifier votre présentation.

Si vous faites une présentation à un groupe d’étudiants, pensez à leurs études spécifiques et à ce qu’ils ont le plus d’expérience. Si vous faites une présentation devant une salle remplie de journalistes, vous devez comprendre que ce que vous leur dites est susceptible d’apparaître dans une forme ou une autre de média au cours des prochains jours.

Il faudra faire de la publicité auprès des clients potentiels, tandis que les partenaires commerciaux veulent davantage de références commerciales et le potentiel de votre produit ou service.

Pour que votre public puisse apprécier votre présentation, vous devez lui dire quelque chose qui lui semble pertinent pour lui. Essayez de vous renseigner avant la présentation en contactant l’organisateur de l’événement et en lui demandant :

  • Combien de personnes seront présentes dans le public ?
  • Qui parle avant / après moi et sur quels sujets ?
  • Y a-t-il un thème pour l’événement ?
  • Quel sera le niveau du public en termes de connaissances / expérience ?
  • De quoi pensez-vous qu’ils voudraient entendre parler ?

Si vous ne parvenez pas à contacter l’organisateur de l’événement, vous pouvez toujours consulter les médias sociaux des événements précédents, vérifier les articles de blog ou la couverture de presse.

Même une présentation bien préparée peut échouer si vous n’avez pas le plein contrôle de votre environnement. Si possible, visitez le lieu à l’avance pour explorer la disposition physique et l’équipement audiovisuel.

Visualisez-vous en train de vous y présenter, posez-vous ces questions :

  • Quels problèmes pourraient se poser dans cet espace (par exemple, où les gens entrent-ils et sortent-ils) ?
  • Quel est le meilleur endroit pour se tenir debout afin que tout le monde puisse vous voir et vous entendre ?
  • Tout le matériel dont vous avez besoin s’y trouve-t-il ?
  • Où se trouve le contrôle du volume ?
  • Les lumières fonctionnent-elles selon différents réglages (c’est-à-dire que vous serez plongé dans l’obscurité totale et incapable de lire vos notes lorsque vous essaierez de montrer des diapositives) ?

Si vous ne pouvez pas visiter le lieu, demandez des photos du lieu ou demandez une liste de spécifications techniques pour vous aider à vous préparer.

Pratique à voix haute

Après avoir rédigé votre présentation, vous devrez la mettre en pratique pour être en mesure de la présenter avec confiance et concision. Nous avons dressé une liste des méthodes traditionnelles et nouvelles que vous pouvez utiliser pour vous entraîner à faire votre présentation.

  • Réalité virtuelle (RV) – vous permet de pratiquer différentes techniques de présentation dans des environnements réalistes depuis le confort de votre propre maison. Il s’agit d’un moyen terme précieux entre un cours en ligne et un coaching en personne.
  • Amis ou collègues – c’est un excellent moyen d’obtenir un retour d’information détaillé sur vos performances. Fixez-vous une tâche et demandez à votre collègue ou ami de vous observer, puis de vous donner son avis. Donner et recevoir un retour d’information est un processus puissant mais qui doit être géré avec sensibilité.
  • Solo avec une caméra vidéo ou un enregistreur vocal – en utilisant une caméra vidéo ou un enregistreur vocal, vous pouvez travailler sur votre style de communication. Travaillez avec de courtes sections, par exemple, vous pouvez commencer par travailler uniquement sur votre ouverture. Jouez et regardez/écoutez plusieurs fois jusqu’à ce que vous sentiez que votre performance est d’un niveau élevé afin de pouvoir passer à autre chose.

Choisissez le bon créneau de parole

C’est la chose la plus difficile parce que souvent vous ne pouvez pas la contrôler mais vous seriez surpris de pouvoir demander à l’organisateur de la conférence le moment préféré.

Voici quelques lignes directrices :

  • Essayez d’éviter d’être le premier intervenant – beaucoup de gens seront en retard à une conférence.
  • Ne parlez pas directement après le déjeuner – pour la même raison que ci-dessus.
  • Les meilleurs créneaux sont ceux du matin – cela donne une chance aux personnes intéressées de vous rencontrer et de vous parler pendant la journée. De plus, l’après-midi, les gens sont généralement plus fatigués, surtout après un grand déjeuner.
  • Évitez le créneau du cercueil : si vous parlez vendredi à 16 heures à la fin d’une conférence de cinq jours, vous ne parlerez à personne. Tout le monde part tôt un vendredi pour rentrer chez lui.

Lors de la présentation

Comment entrer en contact avec un large public ?

Une difficulté particulière associée à la présentation devant de grands groupes est que le présentateur se sent éloigné du public et vice versa. Il est important d’essayer de briser cette barrière dès l’arrivée du public. Utilisez les stratégies suivantes :

  • Affichez une diapositive titre sur laquelle figure votre nom pendant que le public s’enfonce. Cela permettra de planter le décor et de préparer le public à votre exposé.
  • Évitez de vous cacher à l’avant pendant que le public entre et se pose. Déplacez-vous plutôt parmi le public, en accueillant les personnes que vous connaissez.
  • Encouragez le public à commencer à remplir la salle par l’avant. Cela vous permet de prendre davantage en charge l’événement et encourage un dialogue informel.
  • Présentez-vous et présentez votre exposé (ne supposez pas que tout le monde sait ce qui va se passer ensuite).
  • Vérifiez que tout le monde peut voir vos aides visuelles et entendre votre voix.

Les grandes salles empêchent souvent le public de poser des questions et peuvent limiter toute discussion que vous essayez de susciter. Annoncez clairement l’endroit où vous poserez vos questions afin que le public sache ce que l’on attend de lui.

Soyez enthousiaste

Si vous ne vous intéressez pas à votre propre discours, pourquoi les autres devraient-ils le faire ? Les gens sont venus vous voir parler, l’enthousiasme est donc essentiel si vous espérez faire passer le bon message. La plupart des participants auront un téléphone avec eux, sur lequel ils seront prêts à porter leur attention s’ils se désintéressent.

L’enthousiasme présente un certain nombre de caractéristiques essentielles, notamment la confiance et une bonne compréhension de ce dont vous parlez. Si vous êtes naturellement calme, il est essentiel que vous vous exerciez à être aussi clair et concis que possible.

Pour paraître enthousiaste, voici quelques conseils :

  • Projetez votre voix, en particulier dans une grande salle de conférence
  • Utilisez vos mains pour souligner les points clés
  • Parlez clairement et ne marmonnez pas
  • Parlez lentement pour souligner les points clés
  • Utilisez toute la gamme de votre voix
  • Utiliser des aides visuelles

Utiliser des aides visuelles

Les supports visuels peuvent être un outil important pour améliorer l’efficacité des présentations à de grands groupes. Ils peuvent être particulièrement utiles lors des étapes clés de votre présentation, par exemple :

  • Lors de l’introduction
  • Afficher votre nom et le titre de votre présentation
  • Définir des termes techniques particuliers ou des abréviations
  • Indiquer la structure, soit sous forme de diagramme, soit sous forme de texte
  • Afficher une image qui résume votre thème
  • Mettez en évidence une question à laquelle vous avez l’intention de répondre
  • Soutenir les détails techniques avec des données clairement affichées
  • Indiquer la séquence en reliant les points entre eux
  • Résumez vos points principaux à la fin
  • Afficher votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone afin que les gens puissent vous contacter après pour une discussion ou des questions supplémentaires

Faire simple pour les grandes foules

Avec un public nombreux, les connaissances sur le sujet que vous présentez varieront grandement selon les membres du public. Il est donc essentiel de faire en sorte que votre présentation soit aussi simple que possible et facile à suivre.

L’objectif de la présentation est simplement de donner au public un aperçu de ce que vous faites et de l’importance de votre travail. Ils ont simplement besoin de savoir :

  • Qui a un problème ?
  • Comment résolvez-vous ce problème ?
  • Pourquoi est-ce important ?

L’idée reçue est que le public ne peut se souvenir que de 3 choses simples à propos d’une présentation 10 minutes après l’avoir vue. Assurez-vous que vous avez bien compris ce que vous voulez que le public se souvienne avant même d’écrire votre présentation.

Respectez le temps qui vous est imparti

Il peut être difficile de respecter les temps alloués lors d’une conférence ou d’un exposé organisé. Souvent, vous vous retrouverez à trop parler de certains points et à manger le temps qu’il vous reste. Si vous terminez la présentation plus tôt que prévu, vous aurez plus de temps pour poser des questions et le public appréciera.

La meilleure façon de gérer un temps est :

  • S’entraîner avec une minuterie
  • Ayez moins de diapositives que vous pensez en avoir besoin

C’est très embarrassant d’être interrompu en plein milieu de la présentation ou de devoir presser la dernière section pour finir à temps. Cela diminue considérablement l’expérience de l’utilisateur et la possibilité que votre message trouve un écho dans le public.

Faux contact visuel si vous devez

Les grandes présentations nécessitent généralement de tamiser les lumières et d’utiliser des projecteurs. Il est alors incroyablement difficile de voir les membres de votre auditoire. De plus, vous pouvez être projeté sur un grand écran derrière vous afin que les personnes au fond de la salle puissent vous voir.

Vous allez devoir regarder dans la salle comme vous le feriez dans une présentation plus petite. Faites semblant de regarder dans les yeux si nécessaire et scannez le public du mieux que vous pouvez. Il semblera à votre public que vous vous engagez personnellement avec lui.

Tirer profit de la technologie

Une bonne présentation ne se résume pas à votre voix. Voici quelques outils que vous pourriez envisager d’utiliser pour donner vie à votre présentation :

  • Des diagrammes visuels et des images pour donner un contexte à ce que vous dites
  • Sondage en direct et quizz pendant la présentation
  • Pointeur laser pour mettre en évidence des zones sur un diagramme
  • Contrôleur de présentation pour changer de diapositive à distance
  • Logiciel de présentation non linéaire

Exemple de sondage en direct à l’aide du logiciel de présentation Sli.do.

Gérer ses nerfs

Certaines personnes trouvent qu’il est beaucoup plus stressant de présenter un film à un large public. Cela tient en partie au fait que l’on ne connaît pas les membres de l’auditoire et en partie au risque d’être embarrassé si l’on fait une erreur. Et bien sûr, lorsque vous êtes nerveux et tendu, vous êtes par définition moins détendu. Tout cela signifie qu’il est beaucoup, beaucoup plus difficile d’établir un rapport avec votre public.

Utiliser une diapositive de synthèse

Utilisez une diapositive récapitulative pour montrer tous les points clés que vous avez soulevés en même temps que votre appel à l’action. Elle peut également indiquer votre nom et vos coordonnées.

Cette diapositive est la seule qui peut contenir beaucoup de texte – utilisez des puces pour séparer le texte. Le fait que toutes ces informations soient visibles pendant la séance de questions-réponses aidera également le public à réfléchir aux questions à vous poser. Ils peuvent également choisir de prendre des photos de cette diapositive avec leur téléphone pour les emporter chez eux et en faire un résumé de votre entretien et avoir vos coordonnées.

Ce qu’il ne faut pas faire

Ne commencez pas par vous excuser

Beaucoup de gens craignent de ne pas être intéressants pour le public, alors ils commencent par s’excuser de prendre leur temps. Ils commencent donc par s’excuser de ne pas être aussi bons que le présentateur précédent.

Commencer par des excuses dégonfle le public. Cela leur permet de passer un mauvais moment. Les gens vous écoutent pour s’amuser et pour apprendre quelque chose.

Pour éviter cette négativité, rédigez un court paragraphe de départ et tenez-vous en à ce paragraphe. Commencez par expliquer que vous êtes excité d’être là, que vous avez hâte de partager votre discours avec eux – faites savoir au public qu’il y a quelque chose de bien en magasin.

Ne vous retournez pas pour lire l’écran

C’est une erreur très courante, en particulier avec les orateurs nerveux. Cela signifie que votre voix est projetée dans la mauvaise direction et se traduit par un langage corporel médiocre. Si vous utilisez des images ou des diagrammes de qualité avec un minimum de texte, vous avez moins de chances de le faire.

C’est le plus grand indicateur du fait que vous n’avez pas pris la peine de vous souvenir du contexte de votre présentation, il est donc vital que vous ne soyez pas pris à regarder l’écran comme un moyen de trouver quelque chose à dire.

Éviter les mauvaises diapositives de présentation

L’attrait visuel des diapositives de votre présentation est extrêmement important pour que le public puisse comprendre ce que vous dites. Limitez le texte au minimum et utilisez des images de haute qualité lorsque c’est possible. Cela aide les personnes qui se trouvent au fond, car elles risquent de ne pas pouvoir tout voir sur la diapositive.

Ne pas se précipiter à la fin

Nous en sommes tous coupables – quand nous sommes nerveux, nous accélérons nos discussions et essayons d’en finir le plus vite possible. Lorsque nous parlons vite, nous prenons des respirations superficielles qui ne remplissent pas entièrement nos poumons, ce qui signifie que nous ne pouvons pas atteindre toute la gamme de notre voix, ce qui conduit souvent à des présentations monotones.

Pour éviter cela, demandez à un ami ou à un collègue de vous faire signe de ralentir si vous parlez trop vite. Connaître parfaitement votre présentation est un autre moyen de réduire la précipitation jusqu’à la fin et même marquer dans votre présentation les endroits où vous voulez faire une pause et prendre une grande respiration peut aider.

Ne vous contentez pas de lire un scénario

Si vous écrivez un script pour votre présentation, évitez de le lire mot à mot sur une feuille. C’est une mauvaise idée pour plusieurs raisons, la principale étant qu’elle ennuiera complètement votre public.

Passez du temps à pratiquer votre présentation afin de pouvoir le faire sans rien lire et demandez à vos collègues ou amis de vous interrompre à des moments aléatoires – cela vous évite d’apprendre votre discours mot pour mot et d’oublier ce que vous allez dire ensuite si vous êtes interrompu.

Comprendre l’étape de la présentation

Se positionner sur la scène

Lors d’un grand événement officiel, il y aura presque toujours un podium ou une scène où l’on vous demandera de vous tenir debout et de faire une présentation.

Il peut y avoir un pupitre, bien que cela dépende souvent du type d’événement, car de nombreux événements se sont éloignés de ce type de système aujourd’hui. Cela semble évident, mais vous serez aussi dans une très grande salle, où se trouvent beaucoup de monde.

Vous serez donc physiquement séparé de votre public, tant par la distance que par la hauteur.

Équipement de l’événement

Vous disposerez presque toujours d’un équipement audio et audiovisuel professionnel lors d’un grand événement.

Vous devrez envoyer votre présentation à l’avance, et elle sera chargée pour vous, prête à être présentée. Vous disposerez probablement, dans un centre de conférence moderne, d’une commande sans fil pour vos diapositives, ainsi que d’un microphone sans fil.

Un lieu plus ancien pourrait avoir des systèmes câblés qui vous attacheront à un endroit.

Dans les grandes salles, des caméras peuvent même vous projeter sur des écrans au-dessus de la scène pour ceux qui sont assis au fond.

Ces systèmes vous permettent d’atteindre votre public et de mieux vous engager avec lui, car tout le monde pourra vous voir et vous entendre clairement.

Éclairage pendant que vous êtes sur scène

La salle principale de la plupart des lieux de conférence n’a pas de lumière naturelle.

Il peut avoir un éclairage de type scénique, et les lumières de la salle seront tamisées pendant les présentations, avec un projecteur sur le présentateur.

Il est donc presque impossible de voir votre public ou d’établir un contact visuel personnel avec l’un d’entre eux.

Conseils pour établir des relations avec une grande foule

Parce que vous êtes physiquement séparé du grand public, vous devez travailler beaucoup plus dur pour établir des relations lors d’un grand événement.

Voici quelques conseils utiles :

  • Utilisez plus de variation dans le ton de votre voix. Comme lorsque vous parlez au téléphone, et que les gens ont moins de repères visuels, vous pouvez utiliser votre voix dans une présentation pour souligner vos sentiments.
  • N’oubliez pas que même si vous ne pouvez pas voir le public, il peut vous voir, surtout si vous êtes projeté sur un grand écran. Regardez dans la salle, comme vous le feriez dans n’importe quelle autre présentation, et souriez. Votre public aura l’impression que vous vous engagez personnellement avec lui. Cela peut sembler cynique, mais c’est en fait très efficace.
  • Rendez votre contenu plus attrayant. Envisagez d’utiliser des blagues et de l’humour, surtout au début, et commencez également par une ou plusieurs déclarations très audacieuses ou inhabituelles, ou peut-être un court morceau de vidéo efficace pour que les gens s’assoient et vous remarquent.
  • Veillez à bien connaître votre présentation, car cela vous rendra probablement plus détendu. Attendez que tout le monde soit installé avant de commencer à parler (rappelez-vous que c’est vous qui contrôlez l’événement, pas le public).
  • Annoncez le début de votre présentation et attendez le silence (n’ayez pas peur d’affirmer calmement et poliment votre contrôle en demandant le silence si ce n’est pas le cas).

Considérez les points suivants concernant le public

Il est important de réfléchir à l’impact de la taille même de l’amphithéâtre ou de la salle de séminaire où vous ferez votre présentation.

Ligne de vue (le public peut-il vous voir ?)

C’est la facilité avec laquelle vous pouvez établir un contact visuel avec le public. Certaines salles sont longues et minces, de sorte qu’il peut être difficile d’établir un contact avec ceux qui se trouvent dans les coins les plus éloignés de la salle. D’autres sont peu profondes et larges et il peut donc être difficile d’établir un contact avec ceux qui se trouvent de chaque côté de vous.

Le danger du premier est que les derniers rangs ne voient jamais que le haut de votre tête. Le danger avec le second est que ceux qui sont à gauche et à droite ne voient que votre côté ou, au pire, votre dos.

Une façon simple d’aborder cette question est de dessiner un plan mental du lieu (quelle que soit sa forme), en le divisant en sections numérotées. Vous pouvez ensuite alterner votre contact visuel avec chaque section pour vous assurer que chaque zone du public se sente concernée.

Audibilité (le public peut-il vous entendre ?)

Il est essentiel de s’assurer que vous pouvez être entendu par tous les spectateurs. Vérifiez les niveaux de volume avec votre public, mais évitez toujours de crier. Cela peut paraître agressif et peut être très difficile à entendre pour le public.

S’il y a un microphone, envisagez de l’utiliser mais sachez qu’il peut restreindre vos mouvements et produire des niveaux sonores variables (par exemple lorsque votre tête se détourne du microphone). Exercez-vous à utiliser le microphone pour en connaître les points forts et les limites. N’oubliez pas que la plupart des microphones dans les amphithéâtres sont réglés pour amplifier votre voix normale sans avoir besoin d’un volume supplémentaire.

Durée d’attention (le public est-il attentif ?)

Essayez de varier votre prestation afin de fournir des stimuli nouveaux et intéressants à votre public. Cela peut impliquer l’utilisation d’aides visuelles ainsi que différents styles de discours (par exemple, factuel, discursif, spéculatif). Vous pouvez également attirer l’attention en vous déplaçant physiquement sur la scène.

Essayez de le faire délibérément (c’est-à-dire pour faire valoir un point particulier) plutôt que de vous promener simplement ; cette dernière solution peut être distrayante. Avancez, marquez un point, puis bougez à nouveau.

Comportement du public (le public ne réagit pas)

Il est difficile pour le public d’être attentif tout le temps, il faut donc en tenir compte. Essayez de ne pas réagir de manière trop sensible au comportement du public. Les visages et les têtes qui ne réagissent pas et qui sont soutenus par les mains sont plus susceptibles d’indiquer une fatigue du public qu’une impolitesse délibérée.
Bien entendu, si le comportement de quelques personnes commence à menacer la capacité d’audition d’autres personnes, vous devez agir immédiatement, voire arrêter votre présentation et aborder directement la situation.

Conclusion

La clé pour s’adresser à un public dans une grande salle est de prendre le contrôle de l’espace et de planifier soigneusement votre présentation pour stimuler et maintenir son attention. Il est important d’être bien préparé et de bien comprendre ce que vous allez faire.

Bien que le travail avec un large public puisse être difficile, l’attention portée aux détails et au processus peut aboutir à une présentation puissante qui intéresse et informe.