Une erreur courante de nombreuses entreprises consiste à ne pas former correctement les nouveaux employés – elles pensent qu’il suffit d’apprendre sur le tas, mais cela entraîne généralement un stress important et une attitude négative envers l’entreprise. En fait, 20 % des travailleurs américains quittent leur emploi dans les 45 jours.

La formation des nouveaux employés nécessite de multiples ressources, mais les avantages sont importants, notamment un engagement accru, une meilleure productivité, un meilleur moral et une faible rotation du personnel. Essentiellement, le succès à long terme d’une entreprise dépend de la formation efficace des nouveaux employés.

Avant de commencer

Avant qu’un nouvel employé ne commence, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour l’aider à s’installer dans son rôle :

  • Envoyer un dossier de bienvenue
  • Envoyez aux nouveaux employés un kit de démarrage contenant des informations pratiques pour leur premier jour, comme par exemple où se garer et quoi porter.
  • Décider du contenu de la formation
  • Vous devez décider de ce que les nouveaux employés doivent savoir pour leur travail, alors pensez à chacune de leurs responsabilités et décomposez-les en une série d’étapes. Vérifiez auprès d’un employé, dont le rôle est différent de celui du nouvel employé, que cela a un sens et que c’est gérable.
  • Il est important de s’assurer que la formation est spécifique au poste du nouvel employé, par exemple, vous ne feriez pas suivre à un administrateur exactement la même formation qu’à un développeur de logiciels. Ainsi, le contenu de la formation sera plus pertinent et les employés seront moins enclins à se désengager.
  • Dressez la liste des fournitures, de l’espace de travail et du matériel nécessaires pour chaque tâche – cela inclut également le temps, car vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés actuels adaptent leur formation à un programme déjà bien rempli.
  • Reconnaître les différences de niveaux de compétences
  • Prendre en considération l’expérience et les connaissances de chaque nouvel employé. Utilisez ces informations pour éviter de perdre du temps à former quelqu’un à des tâches qu’il maîtrise déjà – consacrez ce temps aux personnes qui en ont besoin.
  • Désigner un bon formateur
  • Les tâches de formation sont souvent confiées au personnel qui a du temps libre ou qui est le plus proche du nouvel employé. Cependant, vous devriez plutôt choisir un employé expérimenté qui a de fortes aptitudes à la communication et qui effectue un travail similaire à celui du nouvel employé. Il peut également être judicieux de demander à différents membres du personnel de jouer le rôle de formateurs pour différentes activités/sujets.

Attribuer un mentor

Si vous n’êtes pas en mesure d’aider le nouvel employé librement, envisagez de le jumeler avec un mentor qu’il pourra contacter s’il a des questions ou s’il a besoin d’aide.

Créer un calendrier d’initiation

Fournissez aux nouveaux employés un calendrier d’intégration et adaptez-le à leurs besoins. Par exemple, le calendrier d’un employé qui sort tout juste de l’université sera très différent de celui d’un employé qui travaille dans l’industrie depuis 20 ans.

Prévoir du temps pour l’interaction en équipe

Les nouveaux membres du personnel doivent s’intégrer au reste de l’équipe car cela favorise le sentiment d’appartenance ; veillez donc à prévoir du temps à cet effet dans leur calendrier de formation.

Lorsque vous parlez au nouveau starter, informez-le à l’avance des événements à venir pour l’équipe et expliquez-lui comment il peut y participer. Proposez un déjeuner d’équipe avec votre service, peut-être la deuxième semaine du nouveau starter.

Déjeuner

Veillez à ce que les nouveaux employés aient quelqu’un avec qui déjeuner, au moins pour le premier jour. Parlez avec vos employés/collègues pour coordonner cela.

Faites une liste des ressources importantes de l’entreprise

Elles diffèrent d’un secteur à l’autre, mais peuvent consister en des rapports annuels, des documents de marketing, des présentations, etc. Veillez à consacrer du temps à montrer aux nouveaux arrivants comment ils accèdent à ces informations, par exemple sur le disque partagé ou l’intranet, etc. Précisez qu’ils n’ont pas besoin de lire ces documents, mais qu’ils peuvent les trouver utiles.

Établir des liens

Il peut être accablant de se souvenir du nom et du rôle de ses collègues quand on est nouveau. Envisagez de mettre en place une hiérarchie d’entreprise, avec des informations générales, comme leur nom, leur fonction, leurs intérêts en dehors du travail et une photo. Le nouveau collaborateur se sentira plus à l’aise, car il donnera à l’équipe un aspect plus humain.

Manuel de formation

Créer un manuel de formation auquel les nouveaux employés peuvent se référer. Veillez à ce que le manuel suive un ordre logique et décompose les sujets en petits morceaux. Incluez également les descriptions de poste et les attentes en matière de performances des nouveaux employés, avec une rubrique sur les performances afin qu’ils comprennent comment ils sont évalués.

Quand ils commencent

Fournir une vue d’ensemble

Donnez aux nouveaux employés une copie de l’horaire et de tous les autres documents pertinents. Parlez-leur de l’entreprise, de l’équipe, du fonctionnement de l’entreprise, y compris de ses objectifs et de ses projets d’avenir. Donnez-leur un aperçu de leur travail et commencez ensuite à remplir les détails un peu à la fois grâce à la formation.

Envoyez un courriel de bienvenue

Envoyez un courriel de bienvenue à toute l’équipe pour les présenter.

Briser la glace

Si vous formez un groupe de nouveaux employés, faites en sorte qu’ils se sentent plus à l’aise les uns avec les autres en utilisant une activité brise-glace.

Les nouveaux employés ne sauront pas où se trouve quoi que ce soit. L’une des premières choses à faire est donc de leur faire visiter les lieux afin qu’ils puissent se familiariser avec l’environnement de travail. Parlez à l’équipe et dressez une liste des lieux importants, cela comprendra : les salles de bain, les placards à fournitures, les postes d’impression, la machine à café et la salle de repos.

Présentez-les également au personnel au fur et à mesure de votre progression.

Fixer des objectifs réalistes

Fixez des objectifs spécifiques avec les nouveaux employés et assurez-vous qu’ils sont réalistes et réalisables. Pour ce faire, examinez leur expérience et leur niveau de compétence, sinon vous risquez de les vouer à l’échec.

Leur faire appliquer concrètement les informations

Les employés doivent mettre en pratique leur formation peu après l’avoir reçue, car cela permet de consolider les informations et de voir s’il y a des domaines à améliorer.

Former les employés quand ils en ont besoin

Évitez de donner aux nouveaux employés une formation dont ils n’auront besoin qu’après quelques mois, car un excès d’informations peut les submerger et réduire leurs performances dans les tâches auxquelles ils seront confrontés au départ.

Fournir un retour d’information

Le retour d’information est vital pour tout processus d’apprentissage et il est préférable de fournir un retour d’information le plus tôt possible avant que de mauvaises habitudes ne se forment. Signalez donc si le nouvel employé a fait quelque chose de mal ou s’il continuera à faire cette erreur.

Essayez d’atténuer les critiques afin de ne pas réduire leur confiance, par exemple, vous pourriez dire « J’ai déjà fait cette erreur auparavant… » ou « Ce serait plus facile pour vous si vous le faisiez de cette façon… ».

Créer un environnement d’apprentissage positif

Les nouveaux employés doivent être immergés dans un environnement de formation positif afin d’accroître leur confiance en eux. Les formateurs doivent être détendus et expliquer les raisons des exercices et des leçons. Si l’objectif de la formation est ambigu, les stagiaires ne comprendront pas pourquoi l’information est pertinente, alors assurez-vous de montrer comment l’information est liée à leur travail et aux objectifs de l’entreprise.

Veillez à ce que les nouveaux employés ne se sentent pas trop stressés. Il est utile d’être patient et de permettre les erreurs – les nouveaux employés ne doivent pas avoir peur de faire des erreurs, alors faites bien comprendre qu’ils n’arriveront probablement pas à tout faire du premier coup parce que de cette façon, ils n’auront pas trop peur d’essayer au moins. La négativité ne fait que ralentir l’apprentissage.

La culture du train aussi

Les entreprises dispensent généralement aux employés de nombreuses formations obligatoires lors de leur première embauche, ce qui est ennuyeux et généralement peu mémorable. Les nouveaux employés ont besoin de se rapprocher de l’entreprise et un bon moyen d’y parvenir est d’apprendre la culture de l’entreprise. En effet, la culture relie les gens à la mission de l’entreprise et les aide à aligner leur réflexion sur l’objectif de l’entreprise.

Par exemple, une partie de la culture de votre entreprise peut consister à fournir le meilleur service à la clientèle, alors assurez-vous de le souligner et de montrer comment cela apparaît dans la journée de travail.

Donner le rythme en fonction de l’employé

Chacun apprend à un rythme différent, alors essayez de ne pas passer à quelque chose de nouveau avant que l’employé ne soit prêt. Si vous allez trop vite, il se peut que l’employé ne puisse pas répondre aux exigences et se sente démotivé ; assurez-vous donc de vérifier auprès de lui si la formation est trop rapide ou trop lente.

Soyez généreux en louanges

La confiance des nouveaux arrivants doit être renforcée, aussi faut-il saluer leurs efforts ou leurs réalisations spécifiques. De plus, reconnaître publiquement les employés pour leurs contributions et leurs succès est une excellente façon de le faire :

  • Établir rapidement la confiance
  • Accroître la confiance
  • Accroître l’enthousiasme et la motivation

Les employés sentiront qu’ils vont bien et que vous êtes fier de ce qu’ils font. Les employés veulent savoir que leur travail contribue à la réussite de l’entreprise, alors montrez que vous appréciez leurs efforts.

Écoutez leurs idées

Écoutez ce que les nouveaux employés ont à dire car ils peuvent apporter un regard neuf sur votre entreprise et ils ne sont pas encore pris dans le train-train habituel. Cela a également l’avantage d’encourager leur créativité et de leur montrer qu’ils sont appréciés.

Style d’apprentissage

Découvrez quel est leur style d’apprentissage préféré. Par exemple, certaines personnes aiment apprendre visuellement alors que d’autres préfèrent apprendre de manière pratique.

Différentes méthodes de formation

Vous devrez utiliser toute une série de méthodes de formation, de la formation en ligne à la formation pratique, car les gens apprennent de différentes manières (comme mentionné ci-dessus) ; une méthode unique ne sera donc pas efficace.

Essayez d’identifier la meilleure combinaison de méthodes pour présenter les différents sujets, par exemple, pour les informations sur la santé et la sécurité, vous pouvez fournir du matériel de lecture et ensuite tester les nouveaux venus avec un quiz en ligne.

Méthodes de formation pour les nouveaux employés

Formation en salle de classe/animée par un instructeur

C’est la méthode de formation traditionnelle et elle est encore très utilisée – 42 % des heures de formation y sont consacrées.
Habituellement, le formateur fait des présentations pour que tout le monde reçoive les mêmes informations en même temps. Il y a une certaine interaction et les participants peuvent poser des questions, mais s’il y a un grand groupe, l’interactivité est réduite.
Cette méthode nécessite beaucoup de pauses et de discussions pour éviter que le public ne se désengage.

Méthodes interactives

Cette méthode est une évolution du format de classe en ajoutant des éléments interactifs et des activités de groupe, telles que des jeux de rôle, des discussions de groupe, des présentations de groupe, des quiz, etc.

Cela rend la formation plus attrayante, mais les employés les plus silencieux peuvent trouver cette formation stressante, ce qui peut la rendre inefficace car ils peuvent ne pas se souvenir des informations en raison de l’anxiété.

Formation sur le lieu de travail / formation pratique

La théorie est ignorée et le nouvel employé passe directement à la formation pratique. En règle générale, l’employé sera instruit par un formateur, ce qui signifie que le succès peut dépendre de la qualité de l’expérience du formateur et de son aptitude à enseigner.

C’est un processus plus rapide que beaucoup d’autres méthodes de formation et il améliore la rétention car il s’agit d’un apprentissage expérientiel. Le modèle 70-20-10 d’apprentissage et de développement de McCall, Lombardo et Eichinger (1996) montre comment les gens apprennent le mieux sur le lieu de travail. Ils l’ont constaté :

  • 10 % de l’apprentissage provient d’événements éducatifs formels, tels que des cours de formation.
  • 20 % de l’apprentissage provient des interactions avec d’autres personnes par le biais d’une série d’activités, telles que le mentorat, le coaching, l’apprentissage en groupe, etc. Le soutien et le retour d’information sont les principaux avantages de cette approche.
  • 70 % de l’apprentissage provient d’une expérience professionnelle. Ce type d’apprentissage vous permet de découvrir : les compétences que vous possédez, celles qui doivent être développées, de prendre des décisions, de résoudre des problèmes, etc.

La plupart de l’apprentissage se fait donc par l’expérience pratique, mais certaines personnes trouvent cela accablant et d’autres peuvent se sentir assez anxieuses car leurs erreurs pourraient avoir des répercussions négatives sur le monde réel.

Formation croisée

La formation pratique peut inclure une formation croisée qui consiste à former les employés à des rôles autres que leur propre rôle professionnel. Cela permet d’accroître leur développement personnel, ce qui leur est utile à long terme et profite également à l’entreprise au cas où une couverture du personnel serait nécessaire.

Il existe toute une série de cours en ligne répondant à différentes préférences. Par exemple, dans certains cours, vous pouvez apprendre en suivant des tutoriels, en regardant des vidéos, en lisant, en répondant à des questionnaires, etc. La localisation n’est pas un facteur limitatif, ce qui signifie qu’une formation de haute qualité est accessible quel que soit le lieu d’implantation de l’entreprise.

La formation en ligne est particulièrement bien adaptée à la formation « ludique » qui peut améliorer l’apprentissage et l’engagement car les gens sont motivés par les points et le sentiment d’accomplissement.

Réalité virtuelle

La RV permet aux employés d’apprendre par l’expérience pratique car les utilisateurs sont immergés dans un monde qui simule la vie réelle. Pendant longtemps, l’apprentissage par l’expérience a été considéré comme le moyen le plus efficace d’apprendre et des études ont montré que l’apprentissage par l’expérience augmente la qualité de l’apprentissage et la rétention de 75 à 90 %.

Grâce à ce type d’apprentissage, les utilisateurs rendent l’information plus significative et plus facile à comprendre, car ils l’appliquent à leur manière, par leurs réponses et leur comportement.

La formation à la RV est différente de la formation pratique car il est possible de faire des erreurs et d’en tirer des enseignements. Le coût d’une erreur dans le monde virtuel n’est rien comparé au coût de l’erreur humaine dans la réalité. Cela est particulièrement utile pour les employés qui évitent l’apprentissage par l’expérience en raison de l’anxiété, car ils peuvent développer leurs compétences et accroître leur confiance dans un espace sûr avant d’appliquer cet apprentissage à la vie réelle.

De nombreuses applications de RV proposent également des modules où les utilisateurs peuvent apprendre la théorie avant de mettre en pratique ces informations dans le monde virtuel.

Skype et le partage d’écran pour la formation à distance

Si vous avez un employé dans un autre lieu et que vous souhaitez qu’il enseigne à votre nouvel employé, envisagez d’utiliser Skype et le partage d’écran. Cela est très utile si le nouvel employé est formé aux processus informatiques.

Être disponible

Les nouveaux employés veulent toujours trouver quelqu’un à qui poser des questions, il est naturel qu’ils se sentent confus et frustrés lorsqu’ils apprennent beaucoup à la fois, alors soyez à leur disposition et encouragez-les à poser des questions. Si vous n’êtes pas libre, dites-leur clairement qu’ils peuvent aussi aller parler à leur mentor.

Poursuivre la formation au-delà du premier mois

Les premiers mois d’emploi sont cruciaux car les employés décident de ce qu’ils pensent de leur travail. Veillez à suivre ces employés toutes les deux semaines. Voici quelques-unes des activités qui doivent être menées au cours des premiers mois :

  • Fixer des objectifs et les réexaminer fréquemment
  • Formation continue
  • Réunions d’enregistrement

Demander un retour d’information

Le processus de formation doit toujours être développé et amélioré. Lorsque les nouveaux employés ont terminé leur formation, recueillez leurs commentaires, par exemple, la formation a-t-elle été trop rapide ou trop lente pour eux ? Quelles ont été les parties les plus utiles ? Que changeraient-ils ? etc.

Après avoir embauché une personne, il vous incombe de lui fournir la formation dont elle a besoin pour donner le meilleur d’elle-même. Veillez à prendre en considération les différences individuelles et, après la fin de la période de formation officielle, continuez à travailler sur leur apprentissage et leur développement.