Comment structurer votre présentation ?

Pour beaucoup de gens, l’idée de faire une présentation est une tâche intimidante et provoque beaucoup de nervosité. Cependant, si vous prenez le temps de comprendre la structure d’une présentation efficace et que vous appliquez cette structure à votre propre présentation, vous paraîtrez beaucoup plus confiant et détendu.

Pourquoi est-il si important de structurer une présentation ?

Si vous avez déjà assisté à une excellente présentation, vous en sortirez avec un sentiment d’inspiration ou d’information sur un sujet donné. Ce n’est pas parce que l’orateur était la personne la mieux informée ou la plus motivante au monde. C’est plutôt parce qu’il sait comment structurer les présentations – il a élaboré son message d’une manière logique et simple qui a permis à l’auditoire de le suivre et d’en retirer les messages clés.

La recherche l’a confirmé, des études montrant que le public retient l’information structurée 40 % plus précisément que l’information non structurée.

En fait, non seulement la structuration d’une présentation est importante pour la compréhension du public, mais elle est également importante pour vous en tant qu’orateur. Une bonne structure vous aide à rester calme, à rester dans le sujet et à éviter les silences gênants.

Qu’est-ce qui affectera la structure de votre présentation ?

D’une manière générale, il y a un flux naturel que suivra toute présentation décente que nous aborderons prochainement. Cependant, vous devez être conscient que toutes les structures de présentation seront différentes à leur manière et cela sera dû à un certain nombre de facteurs, notamment :

• Si vous avez besoin de faire des démonstrations
• Le degré de connaissance du public sur le sujet donné
• Le degré d’interaction que vous attendez du public
• Toute contrainte de temps pour votre exposé
• Dans quel contexte êtes-vous Votre capacité à utiliser tout type d’assistance visuelle

Avant de choisir la structure de la présentation, répondez d’abord à ces questions :

• Quel est l’objectif de votre présentation ?
• Quel est le public visé ?
• Quels sont les principaux points dont votre public doit se souvenir par la suite ?

En lisant les points ci-dessous, réfléchissez de manière critique aux éléments qui pourraient faire en sorte que la structure de votre présentation soit légèrement différente. Vous pouvez ajouter certains éléments et mettre davantage l’accent sur certains moments si cela convient mieux à votre discours.

Quelle est la structure de présentation typique ?

C’est le déroulement habituel d’une présentation, qui couvre toutes les parties essentielles et constitue un bon point de départ pour la vôtre. Il permet à votre public de suivre facilement et présente une structure solide à laquelle vous pouvez ajouter votre contenu.

Saluez le public et présentez-vous

Avant de commencer votre exposé, présentez-vous au public et précisez qui vous êtes et quelles sont vos compétences. Cela ne doit pas être long ou incroyablement détaillé, mais permettra d’établir une relation immédiate entre vous et le public. Elle vous donne l’occasion de clarifier brièvement votre expertise et de préciser pourquoi vous méritez d’être écouté. Cela vous aidera à établir votre éthique afin que le public vous fasse davantage confiance et vous trouve crédible.

Introduction

Dans l’introduction, vous devez expliquer le sujet et le but de votre présentation tout en gagnant l’intérêt et la confiance du public. Il est parfois utile de considérer votre introduction comme un entonnoir pour vous aider à filtrer votre sujet :

• Introduisez votre sujet général
• Expliquez votre sujet Indiquez les questions/défis dans ce domaine que vous allez explorer Indiquez l’objectif de votre présentation – c’est la base de votre présentation. Veillez à fournir une déclaration expliquant comment le sujet sera traité, par exemple «  »Je vais faire valoir que… » » ou peut-être que vous allez «  »comparer » », «  »analyser » », «  »évaluer » », «  »décrire » », etc.
• Indiquez ce que vous espérez que le résultat de la présentation sera, par exemple, «  »J’espère que ceci vous fournira… » ». Montrez un aperçu de l’organisation de votre présentation

Dans cette section, vous trouverez également des explications :

• La durée de l’entretien.
• Indiquez si vous souhaitez une interaction avec le public – certains présentateurs préfèrent que le public pose des questions tout au long de la présentation, tandis que d’autres y consacrent une section spécifique.
• Le cas échéant, indiquez au public s’il doit prendre des notes ou si vous allez lui remettre des documents.

La façon dont vous structurez votre introduction peut dépendre du temps qui vous a été accordé pour la présenter : un argumentaire de vente peut consister en une présentation rapide afin que vous puissiez commencer par votre conclusion et ensuite fournir les preuves. À l’inverse, un orateur présentant son idée de changement dans le monde serait mieux placé pour commencer par les preuves et conclure ensuite sur ce que cela signifie pour le public.

N’oubliez pas que l’objectif principal de l’introduction est d’attirer l’attention du public et de créer un lien avec lui.

Le corps de votre exposé

L’essentiel de votre exposé doit respecter les promesses que vous avez faites dans l’introduction. En fonction de la nature de votre présentation, segmentez clairement les différents sujets que vous allez aborder, puis passez-les en revue un par un – il est important que tout soit organisé de manière logique pour que le public comprenne bien. Il existe de nombreuses façons d’organiser vos points principaux, par exemple par priorité, par thème, chronologiquement, etc. Les principaux points doivent être abordés un par un, avec des preuves et des exemples à l’appui.

Avant de passer au point suivant, vous devez fournir un mini-sommaire. Les liens entre les idées doivent être clairement établis et vous devez le préciser lorsque vous passez au point suivant. Laissez aux gens le temps de prendre des notes pertinentes et de s’en tenir aux sujets que vous avez préparés à l’avance plutôt que de s’éloigner trop du sujet.

Lorsque vous planifiez votre présentation, dressez une liste des principaux points que vous souhaitez aborder et demandez-vous «  »Qu’est-ce que je dis à l’auditoire ? En affinant vos réponses de cette manière, vous pourrez produire des messages clairs.

Conclusion

Dans les présentations, la conclusion est souvent sous-développée et manque de sens, ce qui est dommage car c’est le meilleur endroit pour renforcer vos messages. En général, votre présentation a un objectif précis – qui peut être de convertir un certain nombre de membres de l’auditoire en clients, de susciter un certain nombre de questions pour faire connaître des points clés spécifiques, ou de motiver les gens vers un objectif commun.

Quel que soit cet objectif, assurez-vous de résumer vos principaux points et leurs implications. Cela clarifiera l’objectif général de votre exposé et renforcera la raison de votre présence.

Suivez ces étapes :

• Signalez que c’est presque la fin de votre présentation, par exemple, «  »Alors que nous terminons / que nous mettons fin à la discussion… » »
• Répétez le sujet et le but de votre présentation – «  »Dans ce discours, je voulais comparer… » »
• Résumer les principaux points, y compris leurs implications et conclusions
• Indiquer ce qui suit/un appel à l’action/une réflexion
• Passer à la dernière section

Remerciez le public et invitez-le à poser des questions

Concluez votre exposé en remerciant le public pour le temps qu’il vous a consacré et invitez-le à poser toutes les questions qu’il pourrait avoir. Comme mentionné précédemment, des circonstances personnelles affecteront la structure de votre présentation.

De nombreux présentateurs préfèrent faire de la séance de questions-réponses la partie essentielle de leur exposé et essaient d’accélérer le déroulement du corps de la présentation. C’est très bien, mais il est préférable de se concentrer sur une sorte de présentation initiale pour donner le ton et les sujets de discussion dans la session de questions-réponses.

Autres structures de présentation communes

Ce qui précède était une description d’une présentation de base, voici quelques présentations plus spécifiques :

Démonstration

Utilisez la structure de démonstration lorsque vous avez quelque chose d’utile à montrer. Elle est généralement utilisée lorsque vous voulez montrer comment fonctionne un produit. Steve Jobs a fréquemment utilisé cette technique dans ses présentations :

• Expliquez pourquoi le produit a de la valeur.
• Décrivez pourquoi le produit est nécessaire.
• Expliquez les problèmes qu’elle peut résoudre pour le public.
• Faites une démonstration du produit pour appuyer ce que vous avez dit.
• Faites des suggestions sur d’autres choses qu’il peut faire pour rendre le public curieux.

Problème-solution

Cette structure est particulièrement utile pour persuader le public :

• Encadrez brièvement la question.
• Examinez la question en détail en montrant pourquoi elle pose un tel problème.
• Utilisez pour cela des logos et des pathos – les appels logiques et émotionnels.
• Fournir la solution et expliquer pourquoi cela aiderait aussi le public.
• Appel à l’action – quelque chose que vous voulez que le public fasse et qui est simple et pertinent pour la solution.

Récits

Vous pouvez non seulement intégrer des histoires dans votre présentation, mais aussi organiser l’ensemble de votre présentation comme une histoire. Il existe de nombreux types de structures d’histoire que vous pouvez utiliser – un choix populaire est le monomythe – le voyage du héros. Dans un monomythe, le héros entreprend un voyage difficile ou relève un défi – il passe du familier à l’inconnu. Après avoir surmonté des obstacles et finalement réussi, le héros rentre chez lui, transformé et doté d’une sagesse nouvelle.

Un autre choix populaire pour utiliser une histoire afin de structurer votre présentation est le media ras (au milieu de la chose). Dans ce type d’histoire, vous vous lancez directement dans l’action en fournissant un extrait ou un teaser de ce qui se passe, puis vous commencez à expliquer les événements qui ont conduit à cet événement. C’est intéressant parce que vous commencez votre histoire à la partie la plus passionnante, ce qui rendra le public curieux – il voudra savoir comment vous en êtes arrivé là.

Méthode restante

La structure de la méthode restante est bonne pour les situations où vous présentez votre point de vue sur un sujet controversé qui a divisé l’opinion des gens :

• Encadrez brièvement la question.
• Examinez la question en détail en montrant pourquoi c’est un tel problème – utilisez des logos et des pathos.
• Réfutez les solutions de vos adversaires – expliquez pourquoi leurs solutions pourraient être utiles, car le public considérera cela comme juste et pensera donc que vous êtes digne de confiance, puis expliquez pourquoi vous pensez que ces solutions ne sont pas valables.
• Une fois que vous avez présenté toutes les solutions possibles, la solution restante est la vôtre. C’est très persuasif car cela ressemble à l’idée gagnante, surtout si le public pense que vous êtes juste et digne de confiance.

Transitions

Lors des présentations, il est important que vos mots et vos idées circulent afin que votre public puisse comprendre comment tout est lié et pourquoi tout cela est pertinent. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des transitions vocales, c’est-à-dire des mots et des phrases qui vous permettent de passer sans heurts d’un point à un autre, afin que votre discours s’écoule et que votre présentation soit unifiée.

Les transitions peuvent être un mot, une expression ou une phrase complète – il existe de nombreuses formes différentes, dont voici quelques exemples :

Passage de l’introduction au premier point

Signifiez à l’auditoire que vous allez maintenant commencer à discuter du premier point principal :

• Maintenant que vous connaissez la vue d’ensemble, commençons par…
• Tout d’abord, commençons par…
• Je vais d’abord couvrir…
• Mon premier point couvre…
• Pour commencer, regardons…

Passage d’un point à l’autre

Se déplacer d’un point à un autre similaire :

• De la même façon…
• De même…
• C’est semblable à…

Résumés internes

Le résumé interne consiste à résumer avant de passer au point suivant. Vous devez informer le public :

• Quelle partie de la présentation vous avez couverte – « Dans la première partie de ce discours, nous avons couvert… »
• Quels étaient les points clés – « Précisément comment… »
• Comment cela s’articule-t-il avec la présentation générale – « Voilà donc le contexte… »
• Ce sur quoi vous passez – « J’aimerais maintenant passer à la deuxième partie de la présentation qui porte sur… »

Mouvement physique

Vous pouvez déplacer votre corps et votre position debout lorsque vous passez à un autre point. Le public suivra plus facilement votre présentation et le mouvement augmentera son intérêt.

Une technique courante pour intégrer le mouvement dans votre présentation consiste à :

• Commencez votre introduction en vous tenant au centre de la scène.
• Pour votre premier point, vous vous tenez sur le côté gauche de la scène.
• Vous discutez à nouveau de votre deuxième point depuis le centre.
• Vous vous placez sur le côté droit de la scène pour votre troisième point. La conclusion se fait au centre.

Diapositives clés pour votre présentation

Les diapositives sont un outil utile pour la plupart des présentations : elles peuvent grandement contribuer à la diffusion de votre message et aider le public à suivre ce que vous dites. Les principales diapositives comprennent :

• Une diapositive d’introduction présentant vos idées
• Une diapositive récapitulative avec les points essentiels à retenir
• Des images de haute qualité pour compléter vos propos

Certains présentateurs choisissent de ne pas utiliser de diapositives du tout, bien que cela soit plus rare. Les diapositives peuvent être un outil puissant si elles sont utilisées correctement, mais le problème est que beaucoup d’entre elles ne le font pas. Voici quelques règles d’or à suivre lorsque vous utilisez des diapositives dans une présentation :

• Ne les remplissez pas trop – vos diapositives sont là pour vous aider dans votre discours, plutôt que d’être le point central. Elles doivent contenir le moins d’informations possible, pour éviter de distraire les gens de votre discours.
• Une image dit mille mots – au lieu de remplir une diapositive de texte, concentrez-vous plutôt sur une ou deux images ou diagrammes pour aider à soutenir et expliquer le point dont vous discutez à ce moment-là.
• Rendez-les lisibles – selon la taille de votre public, il se peut que certains ne puissent pas voir les petits textes ou images, alors faites en sorte que tout soit assez grand pour remplir l’espace.
• Ne vous précipitez pas sur les diapositives – donnez au public suffisamment de temps pour digérer chaque diapositive.

Guy Kawasaki, entrepreneur et auteur, suggère que les diaporamas suivent une règle de 10-20-30 :

• Il devrait y avoir un maximum de 10 diapositives – les gens se souviennent rarement de plus d’un concept par la suite, il est donc inutile de les submerger d’informations inutiles.
• La présentation ne doit pas durer plus de 20 minutes car cela laissera du temps pour les questions et la discussion.
• La taille de la police doit être d’au moins 30pt car le public lit plus vite que vous ne parlez, donc moins d’informations sur les diapositives signifie qu’il y a moins de chances que le public soit distrait.

Présentations de groupe

Les présentations de groupe sont structurées de la même manière que les présentations avec un seul orateur, mais nécessitent généralement plus de répétitions et de pratiques. Il est très important d’assurer une bonne transition entre les orateurs afin de produire une présentation qui se déroule bien. Une façon de le faire consiste à :

• Récapitulez brièvement ce que vous avez couvert dans votre section : « C’était donc une brève introduction sur ce qu’est l’anxiété liée à la santé et comment elle peut affecter quelqu’un »
• Présentez le prochain orateur de l’équipe et expliquez-lui ce dont il va discuter : « Maintenant, Elnaz va parler de la prévalence de l’anxiété liée à la santé »
• Puis terminez en regardant l’orateur suivant, en lui faisant un geste et en disant son nom : « Elnaz ». L’orateur suivant devrait le reconnaître par un rapide « Merci Joe ».

Dans cet exemple, vous pouvez voir comment les différentes sections des présentations sont reliées, ce qui permet au public de suivre plus facilement et de rester engagé.

Exemple de grande structure de présentation et de prestation

Avoir des exemples de grandes présentations vous aidera à inspirer vos propres structures. Voici quelques exemples de ce type, chacun étant unique et inspirant à sa manière.

Comment fonctionne Google – par Eric Schmidt

Cette présentation de l’ex-PDG de Google, Eric Schmidt, montre quelques-unes des leçons les plus importantes que lui et son équipe ont apprises en ce qui concerne le travail avec certaines des personnes les plus talentueuses qu’ils ont embauchées. Le style simpliste mais cohérent de toutes les diapositives est quelque chose à apprécier. Elles sont relativement simples, tout en ajoutant de la puissance et de la clarté au récit de la présentation.

Commencez par le pourquoi – par Simon Sinek

Depuis sa sortie en 2009, cette présentation a été visionnée près de quatre millions de fois dans le monde entier. Le message en lui-même est très puissant, cependant, ce n’est pas une idée qui n’a pas été entendue auparavant. Ce qui rend cette présentation si puissante, c’est le message simple qu’il transmet, et la manière directe et compréhensible dont il le fait passer. Notez également qu’il n’utilise pas de diapositives, mais juste un tableau blanc où il crée un simple diagramme de son opinion.

La sagesse d’un décrocheur de troisième année – par Rick Rigsby

Voici un exemple de présentation donnée par une personne relativement peu connue qui cherche à inspirer la prochaine génération de diplômés. L’exposé de Rick est unique à bien des égards par rapport aux deux précédents. En particulier, il n’utilise pas de messages visuels et fait preuve de beaucoup d’humour.

Cependant, ce qui est similaire, c’est la structure qu’il utilise. Il présente d’abord son message selon lequel l’homme le plus sage qu’il connaisse est un décrocheur de troisième année. Il présente ensuite son argumentation principale et conclut par son message. Ce discours puissant garde le spectateur engagé tout au long de la présentation, grâce à un mélange de sentiments chaleureux, de conseils de vie puissants et d’humour engageant.

Comme vous pouvez le voir dans les exemples ci-dessus, et comme cela a été exprimé tout au long, une bonne structure de présentation signifie analyser le message principal de votre présentation. Décidez du message clé que vous voulez transmettre au public, puis élaborez une manière attrayante de le transmettre.

En préparant une structure solide et en vous exerçant à l’avance, vous pouvez aborder la présentation avec confiance et délivrer un message significatif à un public intéressé.

En résumé

Il est important qu’une présentation soit bien structurée afin qu’elle puisse avoir le plus d’impact possible sur votre public. Une présentation non structurée peut être difficile à suivre et même frustrante à écouter. Le cœur de votre discours est constitué de vos points principaux appuyés par des preuves et vos transitions doivent faciliter le mouvement entre les points et clarifier la façon dont tout est lié.

Les recherches suggèrent que le public se souvient de la première et de la dernière chose que vous avez dite. Votre introduction et votre conclusion sont donc essentielles pour renforcer vos points. Veillez essentiellement à consacrer le temps nécessaire pour structurer votre présentation et aborder toutes les sections.